Türkiye’de e fatura sistemi nasıl işler?

Türkiye'de iş yapanlar e fatura hakkında neleri merak ediyor? E fatura nasıl oluşturulur, e arşiv nedir gibi sorularınız için bu yazıyı okuyabilirsiniz.

Teknolojik gelişmelere paralel olarak, ticari faaliyetler sürdüren işletmelerin daha hızlı ve daha güvenli şekilde işlerini yapabilmeleri adına atılan adımlardan biri de elektronik faturalandırma, daha yaygın kullanımı ile e fatura sistemidir.

Hukuki açıdan standart kâğıt fatura ile aynı değerde olan e fatura, elektronik ortamda oluşturulur, saklanır ve gerekli zamanlarda ibraz edilebilir. Türkiye’de e fatura, 397 Sıra No. lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 2010 yılında hayata geçirilmiştir. Temelde, satıcı ile alıcı arasındaki iletimin, merkezi bir platform olan GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden gerçekleştirilmesi anlamına gelir.

Kimler e fatura kesme sistemine geçmelidir?

Pandeminin bir sonucu olarak değerlendirilen dijitalleşmede hızlanma süreci ile bağlantılı olarak, 2022 yılında e fatura kullanım zorunluluğu asgari tutarları düşürülerek e fatura ile e arşiv kullanım

zorunluluğunun kapsamı genişletilmiştir. Buna göre şu koşulları sağlayan tüm işletmeler e fatura kullanmak zorundadır:

· 2022 brüt satış toplamı 3 milyon TRY ve üzerinde olanlar

· 2022 brüt satış toplamı 500 bin TRY ve üzerinde olan e ticaret firmaları

· 2022 brüt satış toplam tutarı 500 bin TRY ve üzerinde olan motorlu taşıt ile gayrimenkullerin satış ve kiralamalarını yapanlar

· İşe konu mallarının ithalatı, imalatı ve teslimi için Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan lisans almış olan işletmeler

· Komisyoncu olarak sebze ve meyve ticareti ile ilgilenen işletmeler

· Konaklama hizmeti veren işletmeler için, ciroya bakılmaksızın, Kültür ve Turizm Bakanlığı ve belediyelerden işletme belgesi almış olanlar.

E fatura kullanım yöntemleri nelerdir?

Elektronik fatura uygulaması, kullanıcılara şu imkânları sunar:

· Sisteme kayıtlı olan kullanıcılara e fatura gönderme

· Sisteme kayıtlı olan kullanıcılardan e fatura alma

Bu uygulamadan yararlanmak için üç yöntem söz konusudur:

· E fatura portalı

· Bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu · Başkanlıktan özel entegrasyon izni alan kurumların sistemi

E faturada özel entegrasyon yöntemi

Bilgi işlem yapısı yetersiz olan ve faturalama ihtiyaçları değişkenlik teşkil eden kullanıcılar, teknik yeterliliğe sahip özel bir entegratörün bilgi işlem sistemi aracılığıyla elektronik fatura alıp gönderebilirler.

Entegrasyon yöntemi

Kendi bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre edecek kullanıcılar için geliştirilen bir yöntemdir. Bu sayede e fatura kullanıcıları Başkanlığın sistemine 7 gün 24 saat kesintisiz bağlanıp işlem yapabilmektedirler.

E-fatura portal yöntemi

E-fatura portal yöntemi, Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesinde ücretsiz sunulan bir e fatura uygulama hizmetidir. Entegrasyon yöntemleri ile sistemi kullanmaya altyapıları izin vermeyen mükellefler, internet tarayıcısı uygulaması olan bu hizmetten yararlanabilirler.

E arşiv fatura nedir?

Alıcı ve satıcının e fatura sistemine dâhil oldukları durumlarda, taraflar arası e fatura düzenlenip paylaşılır. E arşiv fatura ise adına faturanın düzenleneceği tarafın e fatura sistemine dâhil olmadığı durumlarda, e fatura mükellefi taraf tarafından düzenlenir. Diğer bir deyişle satıcılar son tüketicilere veya e fatura kullanmayan iş ortaklarına e arşiv fatura düzenleyebilirler.

E arşiv kullanıcısı olmak için önce e fatura kullanıcısı olmak gerekmektedir. E arşiv kullanması gerekenler, yukarıda belirtilen e fatura kullanma zorunluluğu olan mükellefleri kapsamaktadır.

E arşiv portal kullanımı

E fatura kullanıcıları, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın “e arşiv portalı” aracılığıyla e arşiv başvurularını gerçekleştirebilirler. Sisteme giriş de yine GİB sitesi üzerinden yapılabilir. Bilişim alanında hizmet veren şirketlerin sağladıkları yazılımlar çeşitli e arşiv uygulamaları sunmaktadır. Buna göre e arşiv uygulamaları ile yapılabileceklerden bazıları şunlardır:

· Faturalandırma süreçleri hızlandırılır.

· Faturaların basımı ve dağıtımı gibi önemli maliyet kalemleri elimine edilebilir.

· Birden fazla fatura içeren işlemler toplu olarak yapılabilir.

· Şirket kaynakları fatura oluşturma süreçlerine değil işlerin geliştirilmesi gibi daha farklı alanlara kanalize edilebilir.

E arşiv fatura görüntüleme

Düzenlenen e arşiv faturalar GİB internet sitesinden fatura numarası, şirket adı, satıcının TCKN veya VKN bilgisi ve fatura tutarı kullanılarak yapılabilir. Bu sayede tarafınıza ulaşan e arşiv faturanın, Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilen beyanda var olup olmadığının kontrolünü de yapabilirsiniz.